Un calendario compartido permite que varias personas puedan consultar una misma agenda y, cuando sea necesario, crear o modificar eventos.
En una empresa resulta útil para coordinar reuniones, conocer la disponibilidad de un equipo, organizar visitas comerciales, planificar vacaciones o gestionar determinados recursos sin depender continuamente de correos y mensajes.
Con herramientas como Outlook y Microsoft 365 también podemos decidir qué información puede ver cada usuario y quién tiene permiso para modificar el calendario.
¿Qué es un calendario compartido?
Un calendario compartido es una agenda digital a la que tienen acceso varias personas.
Dependiendo de la configuración, los usuarios pueden limitarse a consultar cuándo estamos disponibles o disponer también de permisos para crear y modificar eventos.
Por ejemplo:
- Un responsable puede compartir su agenda para que el equipo consulte su disponibilidad
- Un departamento comercial puede utilizar un calendario común para registrar visitas
- Varios técnicos pueden consultar los mantenimientos programados
- Toda la empresa puede utilizar un calendario común para determinados eventos internos
Compartir un calendario no significa necesariamente mostrar toda nuestra agenda ni conceder permiso para modificarla. Los niveles de acceso pueden configurarse según las necesidades.
¿Para qué sirve un calendario compartido en una empresa?
Consultar la disponibilidad del equipo
Uno de los usos más habituales es saber cuándo están disponibles otras personas antes de convocar una reunión.
Si los usuarios mantienen correctamente sus agendas, podemos localizar una franja libre sin tener que intercambiar varios mensajes para encontrar una fecha.
Coordinar un departamento
Un calendario común puede utilizarse para registrar: reuniones, visitas comerciales, formaciones, guardias, mantenimientos, eventos, entregas o fechas importantes.
De esta forma, todo el equipo dispone de una referencia común.
Organizar vacaciones y ausencias
También puede crearse un calendario específico para registrar vacaciones, permisos o ausencias.
Esto facilita conocer qué personas estarán disponibles en una determinada fecha sin mezclar esta información con todas las reuniones de sus calendarios personales.
Coordinar varias sedes o trabajadores remotos
Cuando una empresa dispone de distintas oficinas o trabajadores en remoto, un calendario compartido permite mantener una agenda común independientemente de dónde se encuentre cada usuario.
Calendarios compartidos en Outlook y Microsoft 365
Outlook y Microsoft 365 permiten compartir calendarios con diferentes niveles de permisos.
Actualmente podemos permitir, entre otras opciones:
- Ver únicamente cuándo estamos ocupados
- Ver títulos y ubicaciones
- Consultar todos los detalles
- Editar el calendario
- Actuar como delegado cuando necesitamos que otra persona gestione reuniones en nuestro nombre
Los permisos de edición y delegación están pensados principalmente para usuarios de la misma organización. Un delegado puede, por ejemplo, programar y responder a reuniones en nombre del propietario del calendario.
Por tanto, no todos los usuarios deberían recibir el mismo nivel de acceso.
Cómo compartir un calendario en Outlook
El procedimiento exacto puede variar ligeramente entre el nuevo Outlook, Outlook clásico y Outlook en la web, pero el proceso general es sencillo:
- Abre Calendario en Outlook.
- Selecciona el calendario que quieres compartir.
- Pulsa Compartir calendario.
- Añade la persona correspondiente.
- Selecciona el nivel de permisos.
- Confirma el uso compartido.
Microsoft mantiene estos niveles de acceso de forma bastante homogénea entre las versiones modernas de Outlook.
No desarrollaría aquí un tutorial más largo porque la configuración puede variar según la versión de Outlook y la política de Microsoft 365 de cada empresa.
Calendario personal compartido o calendario común del equipo
No siempre debemos compartir el calendario personal de una persona.
Compartir un calendario personal
Es adecuado cuando la agenda sigue perteneciendo principalmente a un usuario.
Por ejemplo, un director comercial puede compartir su calendario para que determinados compañeros conozcan su disponibilidad.
Utilizar un calendario de un Grupo de Microsoft 365
Cuando los eventos pertenecen realmente a un departamento o proyecto, puede ser mejor utilizar el calendario asociado a un Grupo de Microsoft 365.
Cada Grupo de Microsoft 365 dispone de un calendario compartido en el que sus miembros pueden consultar, crear y editar eventos relacionados con el grupo.
Por ejemplo:
Calendario personal: agenda del responsable comercial.
Calendario del grupo: ferias, reuniones y eventos del departamento comercial.
Así evitamos que información que pertenece al equipo dependa permanentemente de la cuenta de una sola persona.
Ejemplos de calendarios compartidos en una empresa
Podemos crear calendarios diferentes según la necesidad.
Calendario comercial
Para visitas, reuniones con clientes, demostraciones o ferias.
Calendario de soporte y mantenimiento
Para actuaciones técnicas, intervenciones y mantenimientos programados.
Calendario de vacaciones
Para consultar rápidamente las ausencias de los miembros del equipo.
Calendario de dirección
Para coordinar reuniones y disponibilidad de responsables.
Calendario de recursos
Salas de reuniones, determinados equipos u otros recursos compartidos también pueden gestionarse mediante calendarios y mecanismos de reserva.
Calendario compartido y sistema de reservas no son lo mismo
Conviene distinguir ambas necesidades.
Un calendario compartido sirve principalmente para que varias personas consulten o administren una agenda.
Un sistema de reservas está pensado para que un usuario, empleado o cliente pueda seleccionar directamente una franja disponible para concertar una cita.
Por ejemplo, si queremos que un cliente pueda entrar en una página y reservar una reunión, necesitaremos una herramienta de reservas como Microsoft Bookings u otra solución equivalente.
No es necesario publicar o compartir un calendario interno para resolver esa necesidad.
Buenas prácticas con los calendarios compartidos
Para que sean realmente útiles conviene aplicar algunas reglas.
Utiliza nombres claros
Vacaciones - Equipo comercial resulta más fácil de identificar que Calendario 2.
No crees calendarios innecesarios
Demasiados calendarios pueden generar el problema contrario: los usuarios dejan de saber cuál deben consultar.
Concede únicamente los permisos necesarios
La mayoría de personas probablemente solo necesiten consultar la información.
Los permisos de edición y delegación deberían reservarse para quienes realmente tengan que gestionar esa agenda.
Evita compartir información sensible
No todo lo que aparece en un calendario personal tiene que ser visible para el resto de la organización.
Outlook permite ajustar el nivel de detalle visible y mantiene además un tratamiento específico para los elementos marcados como privados.
Revisa los accesos
Cuando una persona cambia de departamento o deja la empresa, sus permisos sobre calendarios y otros recursos compartidos también deberían revisarse.
Mantén los calendarios actualizados
Un calendario común deja de ser útil si las reuniones, ausencias o actividades no se registran correctamente.
Calendarios compartidos y Microsoft 365 en la empresa
Los calendarios compartidos son una pequeña parte de un entorno de colaboración empresarial.
Microsoft 365 permite combinar correo con Exchange Online, Outlook, Teams, OneDrive y otras herramientas para que usuarios, grupos y recursos trabajen dentro de un mismo entorno. ENDEOS ofrece actualmente Microsoft 365 dentro de sus soluciones para empresas.
Pero una implantación correcta no consiste únicamente en crear cuentas de correo.
También hay que definir usuarios, grupos, permisos, autenticación multifactor, recursos compartidos, políticas de seguridad y procedimientos para altas y bajas.
En ENDEOS implantamos y damos soporte a Microsoft 365 dentro de nuestros servicios de Administración de Sistemas, donde gestionamos la infraestructura tecnológica y el soporte continuado de las empresas.
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