Facturas, contratos, presupuestos, procedimientos, documentación técnica, archivos de clientes o documentos internos forman parte del trabajo diario de cualquier empresa.
El problema aparece cuando esa información termina repartida entre carpetas de red, ordenadores personales, correos electrónicos y diferentes aplicaciones. Encontrar la última versión de un archivo puede convertirse entonces en una tarea más complicada de lo necesario, y controlar quién tiene acceso a cada documento resulta todavía más difícil.
Un sistema de gestión documental permite organizar, localizar, compartir y controlar la documentación de una empresa desde un entorno estructurado.
Pero su utilidad va bastante más allá de guardar archivos en una carpeta común.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental, también conocido como DMS por las siglas de Document Management System, es una solución diseñada para almacenar y gestionar documentos digitales de forma organizada.
A diferencia de una simple carpeta compartida, puede incorporar información adicional sobre cada documento, permisos, clasificación, búsqueda, historial, relaciones con otros registros y procesos de trabajo.
El objetivo es que la documentación empresarial pueda encontrarse y gestionarse con criterios comunes, evitando que cada usuario cree su propio sistema de carpetas o conserve información importante únicamente en su ordenador.
Dependiendo de la plataforma, el gestor documental puede funcionar como una aplicación independiente o estar integrado dentro de un ERP u otro software de gestión empresarial.
Una carpeta compartida no es lo mismo que un gestor documental
Una carpeta en un servidor o un servicio de almacenamiento cloud puede ser perfectamente válida para guardar archivos.
El problema aparece cuando la empresa necesita algo más que almacenamiento.
Imaginemos un contrato que ha pasado por diferentes revisiones. Podemos tener archivos llamados contrato-final.docx, contrato-final2.docx y contrato-definitivo.pdf, sin saber con certeza cuál debe utilizarse.
También puede ocurrir que un documento se encuentre en una estructura de carpetas que tiene sentido para la persona que la creó, pero no para el resto del equipo.
Un sistema de gestión documental intenta resolver este tipo de situaciones añadiendo estructura y contexto a los archivos.
El documento deja de ser únicamente un fichero situado en una carpeta y pasa a formar parte de un sistema donde podemos identificarlo, clasificarlo, relacionarlo con una actividad y controlar quién puede utilizarlo.
Centralizar la documentación de la empresa
Una de las principales ventajas de un gestor documental es disponer de un lugar común para la información.
Centralizar no significa necesariamente almacenar absolutamente todos los archivos en una única carpeta. Significa utilizar una estructura común y unas reglas conocidas por toda la organización.
Por ejemplo, podemos organizar la documentación por clientes, proyectos, departamentos o tipos de documento y utilizar etiquetas o metadatos para facilitar su clasificación.
De esta forma evitamos que una factura esté guardada en el correo de una persona, el contrato correspondiente en una carpeta de red y otra copia en el ordenador de administración.
La centralización resulta especialmente importante cuando varias personas necesitan trabajar con la misma información.
Buscar documentos sin depender de recordar una carpeta
Una buena gestión documental también debe facilitar la recuperación de la información.
Cuando una empresa acumula miles de archivos, recordar exactamente dónde se guardó cada documento deja de ser un método eficiente.
Los sistemas documentales pueden permitir búsquedas por nombre, etiquetas, propietario, fecha, tipo de documento, cliente u otros datos relacionados.
Cuanta más información relevante asociemos al documento, menos dependemos de estructuras rígidas de carpetas.
Esto es especialmente útil cuando una persona necesita encontrar información que no creó ella misma.
El objetivo es pasar de preguntarnos “¿en qué carpeta estará?” a poder buscar el documento según lo que sabemos sobre él.
Permisos y control de acceso
No todos los usuarios de una empresa deberían acceder necesariamente a toda la documentación.
Recursos Humanos puede trabajar con documentos que contienen información personal. Administración puede necesitar acceso a facturas y documentación financiera. Un equipo comercial puede utilizar presupuestos y contratos de clientes sin necesitar permisos sobre otra información interna.
Un gestor documental permite establecer diferentes niveles de acceso según usuarios, equipos o funciones.
Esto facilita aplicar el principio de mínimo privilegio: cada persona puede acceder a la información que necesita para trabajar sin obtener permisos innecesarios sobre el resto.
Además, cuando una persona cambia de funciones o deja la empresa, resulta mucho más sencillo revisar sus accesos si los documentos forman parte de un sistema gestionado centralmente.
Controlar cambios y versiones
Trabajar con varias copias de un mismo documento es una fuente habitual de errores.
Un usuario modifica un archivo y lo envía por correo. Otro realiza cambios sobre una copia anterior. Más tarde aparecen dos versiones distintas y nadie sabe cuál contiene la información válida.
Un sistema documental puede ayudar a mantener un historial de cambios o diferentes versiones del archivo, dependiendo de las funcionalidades de la plataforma utilizada.
Esto permite trabajar con mayor control cuando un documento evoluciona con el tiempo.
No todos los documentos necesitan un sistema complejo de versiones, pero resulta especialmente útil en contratos, procedimientos, documentación técnica o archivos que pasan por diferentes revisiones.
Compartir documentos sin perder el control
El correo electrónico continúa utilizándose habitualmente para compartir archivos, pero genera un problema evidente: cada envío crea potencialmente una nueva copia.
Si posteriormente modificamos el original, las personas que recibieron una versión anterior continúan teniendo aquella copia.
Cuando la plataforma lo permite, compartir un documento mediante acceso o enlace puede resultar más práctico. Los usuarios autorizados consultan la información en su ubicación gestionada en lugar de trabajar con múltiples adjuntos independientes.
Esto también facilita retirar accesos o modificar permisos cuando sea necesario.
La forma concreta de compartir dependerá de la sensibilidad de la información y de las características del sistema utilizado.
Automatizar procesos relacionados con documentos
La gestión documental adquiere todavía más valor cuando deja de funcionar como un simple archivo digital y se conecta con los procesos de la empresa.
Pensemos en una factura recibida.
En lugar de descargarla del correo, guardarla manualmente, avisar a otra persona y posteriormente introducir la información en otra aplicación, un sistema integrado puede permitir que el documento quede asociado directamente al proceso correspondiente.
Algo parecido puede ocurrir con contratos, solicitudes, documentación de proveedores o archivos relacionados con proyectos.
Dependiendo del software, pueden definirse responsables, actividades, aprobaciones o acciones que se ejecutan a partir de determinados documentos.
Así, el objetivo deja de ser únicamente guardar mejor los archivos y pasa a ser también reducir tareas manuales alrededor de ellos.
Gestión documental integrada con un ERP
Este es uno de los puntos más interesantes para empresas que ya utilizan o están valorando un ERP.
Un gestor documental independiente puede resolver perfectamente las necesidades de archivo y organización. Sin embargo, cuando la documentación está relacionada con procesos de ventas, compras, contabilidad, proyectos o recursos humanos, integrarla con el sistema de gestión puede aportar ventajas adicionales.
Un presupuesto puede estar vinculado al cliente correspondiente. Una factura puede formar parte directamente del proceso contable. La documentación de un proyecto puede estar disponible desde el propio proyecto sin tener que buscarla en una ubicación independiente.
Esta integración reduce la separación entre el documento y la operación empresarial a la que pertenece.
En nuestro artículo sobre soluciones ERP para empresas explicamos precisamente por qué integrar información y procesos en una misma plataforma puede reducir duplicidades y tareas manuales.
Odoo y la gestión de documentos
Odoo es un ejemplo de este planteamiento integrado.
Su aplicación Documentos permite almacenar y gestionar archivos dentro del propio entorno Odoo, organizarlos mediante carpetas y controlar qué información puede consultar cada usuario.
La ventaja principal no es únicamente disponer de otro lugar donde almacenar documentos, sino poder relacionarlos con otras áreas del sistema.
Por ejemplo, los documentos pueden formar parte de procesos relacionados con contabilidad, proyectos u otros registros de Odoo, evitando crear repositorios independientes para cada departamento.
Odoo también contempla funcionalidades para compartir archivos, solicitar documentos, trabajar con etiquetas y gestionar documentación desde otras aplicaciones de la plataforma.
Esto permite que la gestión documental forme parte de un sistema empresarial más amplio en lugar de funcionar como una herramienta completamente aislada.
En ENDEOS implantamos Odoo para empresas partiendo del análisis de los procesos reales de cada organización, para determinar qué aplicaciones e integraciones tienen sentido en cada caso.
Un gestor documental no sustituye las copias de seguridad
Centralizar documentos tampoco significa que podamos olvidarnos del backup.
Un sistema de gestión documental organiza y controla la información utilizada diariamente. Una estrategia de copia de seguridad tiene como objetivo poder recuperarla después de una pérdida, corrupción, avería o incidente.
Son funciones diferentes.
Aunque una plataforma disponga de papelera, historial o mecanismos de recuperación, la empresa debería conocer qué información se protege, durante cuánto tiempo y cómo podría restaurarse ante una incidencia importante.
La gestión documental debe formar parte de la estrategia de información de la empresa, pero no sustituye por sí sola una política de copias de seguridad.
¿Cuándo necesita una empresa un sistema de gestión documental?
No existe un número concreto de documentos a partir del cual sea obligatorio implantar uno.
La necesidad suele aparecer cuando la forma actual de trabajar empieza a generar problemas.
Si los empleados pierden tiempo buscando información, existen varias versiones de los mismos archivos, los documentos importantes dependen de ordenadores personales o resulta difícil controlar quién tiene acceso a qué, probablemente haya margen para mejorar la gestión documental.
También es una señal relevante que una empresa tenga que mover documentos manualmente entre diferentes aplicaciones para completar un proceso.
En estos casos, antes de elegir un software conviene analizar cómo se crea, utiliza, modifica, aprueba y archiva realmente la documentación.
Digitalizar un proceso mal organizado no lo convierte automáticamente en un buen proceso.
Cómo elegir un sistema de gestión documental
La elección debería partir de las necesidades de la empresa y no únicamente de una lista de funcionalidades.
Una organización puede necesitar principalmente búsqueda y control de permisos, mientras que otra puede dar más importancia a la integración con contabilidad, firma, proyectos o flujos de aprobación.
También hay que valorar el número de usuarios, la documentación existente, los permisos necesarios, las integraciones con otros sistemas y la forma en la que se realizará la migración.
Especialmente importante es decidir si necesitamos una herramienta documental independiente o si tiene más sentido integrar la gestión de documentos dentro del software empresarial que ya utilizamos.
Cuando los archivos están estrechamente relacionados con los procesos operativos, disponer de ambos elementos dentro de una misma plataforma puede simplificar considerablemente el trabajo.
De almacenar documentos a gestionar información
Una empresa puede acumular miles de archivos y, aun así, no tener una gestión documental eficaz.
La diferencia está en poder encontrar la información, conocer qué versión debemos utilizar, controlar quién puede acceder a ella y relacionarla con el proceso empresarial correspondiente.
Un sistema de gestión documental ayuda a convertir un conjunto disperso de archivos en información organizada y utilizable.
Y cuando esa gestión se integra con el ERP, los documentos dejan de ser elementos aislados para formar parte directamente de las ventas, compras, proyectos, contabilidad y demás procesos de la empresa.