Trabajar con archivos almacenados únicamente en un ordenador puede resultar poco práctico cuando necesitamos acceder a ellos desde diferentes dispositivos, compartirlos con otros usuarios o continuar trabajando fuera de la oficina.
Los servicios de almacenamiento en la nube permiten mantener determinados archivos y carpetas sincronizados entre nuestro equipo y un servicio remoto. De esta forma, los cambios realizados en un dispositivo pueden estar disponibles también desde otros ordenadores, móviles o desde un navegador web.
Sin embargo, sincronizar archivos con la nube no es lo mismo que realizar una copia de seguridad. Antes de configurar cualquier solución conviene entender esta diferencia y decidir qué queremos conseguir.
¿Qué significa sincronizar una carpeta con la nube?
La sincronización mantiene una relación entre los archivos almacenados en nuestro equipo y los que existen en el servicio cloud.
Cuando modificamos un documento dentro de una carpeta sincronizada, la aplicación detecta el cambio y actualiza la versión almacenada en la nube. Si después accedemos desde otro dispositivo conectado a la misma cuenta, podremos trabajar con la versión actualizada.
Lo mismo puede ocurrir con las nuevas carpetas, cambios de nombre y eliminaciones.
Por tanto, el objetivo principal de la sincronización es mantener los mismos archivos accesibles y actualizados desde diferentes ubicaciones.
Servicios como OneDrive, Dropbox o Google Drive utilizan aplicaciones de escritorio para integrar este funcionamiento con el sistema de archivos del ordenador.
Sincronización y copia de seguridad no son lo mismo
Esta distinción es especialmente importante.
Si eliminamos un archivo dentro de una carpeta sincronizada, esa eliminación puede propagarse también a la nube y a otros dispositivos. Algo parecido puede ocurrir si un archivo se modifica accidentalmente o resulta afectado por una incidencia.
Algunos proveedores mantienen papelera, historial de versiones y mecanismos de recuperación, pero estas funciones dependen de cada servicio y de sus políticas de conservación.
Un sistema de backup tiene otro objetivo: permitir recuperar información después de una pérdida, error, avería o incidente de seguridad.
Por eso una empresa no debería considerar automáticamente que sus datos están correctamente protegidos simplemente porque utiliza OneDrive, Dropbox u otro sistema de sincronización.
Si necesitas diseñar una estrategia de recuperación, en nuestra guía sobre copias de seguridad en la nube explicamos cómo abordar aspectos como frecuencia, retención, restauración y protección frente a ransomware.
Cómo sincronizar carpetas con OneDrive
OneDrive está integrado en el ecosistema de Microsoft y permite acceder a los archivos sincronizados directamente desde el Explorador de archivos de Windows o desde Finder en macOS.
Una vez iniciada sesión, aparece una carpeta de OneDrive en el equipo. Los archivos almacenados dentro de ella se sincronizan automáticamente con la cuenta asociada.
Para muchas empresas este funcionamiento resulta especialmente práctico porque OneDrive forma parte de Microsoft 365 y puede utilizarse junto con SharePoint y otras herramientas de colaboración.
Microsoft también permite proteger determinadas carpetas habituales del usuario, como Escritorio o Documentos, mediante la configuración de sincronización de OneDrive. De esta forma no siempre es necesario modificar manualmente nuestra forma de trabajar para utilizar la nube.
Archivos disponibles sin ocupar todo el disco
Una de las funcionalidades más útiles de OneDrive es Archivos a petición o Files On-Demand.
Este sistema permite visualizar desde el Explorador de archivos documentos almacenados en la nube sin necesidad de conservar una copia completa de todos ellos en el disco del ordenador.
Podemos mantener determinados archivos únicamente online y descargar automáticamente aquellos que necesitemos utilizar. También es posible indicar que una carpeta debe permanecer siempre disponible en el dispositivo para poder trabajar con ella sin conexión.
Esto resulta especialmente útil cuando una biblioteca contiene muchos gigabytes de información y no tiene sentido descargarla íntegramente en cada equipo.
En entornos empresariales ayuda además a combinar acceso local, movilidad y almacenamiento cloud sin depender de discos de gran capacidad en todos los ordenadores.
Sincronizar documentos compartidos con SharePoint
Cuando los archivos pertenecen a un equipo o departamento, puede no ser conveniente almacenarlos dentro del OneDrive personal de un usuario.
Microsoft 365 permite utilizar bibliotecas de documentos de SharePoint y sincronizarlas también con el ordenador mediante OneDrive.
La diferencia conceptual es importante: OneDrive suele utilizarse para archivos vinculados al usuario, mientras que SharePoint resulta más adecuado para documentación compartida que debe permanecer asociada a la organización o a un equipo de trabajo.
Una biblioteca de SharePoint sincronizada puede aparecer en el Explorador de archivos y utilizarse de forma muy similar a una carpeta local, manteniendo al mismo tiempo permisos y colaboración centralizados.
Esto evita que documentación importante de una empresa dependa exclusivamente de la cuenta o del ordenador de una persona concreta.
¿Cómo funciona Dropbox?
Dropbox utiliza un planteamiento similar.
La aplicación de escritorio crea una ubicación integrada con el sistema de archivos y sincroniza con la nube los documentos almacenados en ella.
Cuando modificamos un archivo, el cambio se refleja en la cuenta de Dropbox y posteriormente en los demás dispositivos sincronizados.
Dependiendo de la configuración y del plan utilizado, también podemos gestionar qué contenido debe permanecer descargado localmente y qué información puede conservarse principalmente online para ahorrar espacio.
Para un usuario, el funcionamiento cotidiano puede parecer el de cualquier otra carpeta del ordenador, aunque detrás exista un proceso permanente de sincronización con los servidores del proveedor.
¿Podemos sincronizar cualquier carpeta sin moverla?
Este era precisamente el problema que intentábamos resolver en la versión original de este artículo.
En 2015 explicábamos cómo crear enlaces simbólicos para que Dropbox u otros servicios sincronizaran una carpeta situada fuera de su directorio habitual.
Actualmente no recomiendo utilizar ese procedimiento como solución general.
El comportamiento de los enlaces simbólicos depende del proveedor y del sistema operativo. Algunos clientes de sincronización no los admiten o establecen limitaciones específicas. Una configuración que funciona en Linux o macOS puede no comportarse igual en Windows.
Por eso es preferible utilizar primero las opciones proporcionadas oficialmente por cada plataforma: selección de carpetas, protección de carpetas conocidas, bibliotecas compartidas o configuración de la ubicación de sincronización.
Cuando una aplicación no permite sincronizar directamente un directorio arbitrario, mover los datos a una ubicación gestionada por el cliente cloud suele ser más predecible que construir una solución basada en enlaces simbólicos.
¿Siguen siendo útiles los enlaces simbólicos?
Sí, los enlaces simbólicos siguen siendo una funcionalidad válida de los sistemas operativos y pueden resultar útiles en administración de sistemas, desarrollo o determinadas estructuras de almacenamiento.
Lo que ha cambiado es su conveniencia como mecanismo genérico para sincronizar información con servicios cloud.
Antes de utilizarlos debemos comprobar específicamente si el proveedor admite esa configuración en nuestro sistema operativo. No debemos asumir que Dropbox, OneDrive, Google Drive u otra aplicación interpretarán el enlace de la misma manera.
También debemos pensar en el mantenimiento futuro: una solución sencilla y soportada oficialmente suele resultar más fácil de administrar que una estructura de enlaces cuya lógica solo conoce la persona que la configuró.
¿Qué ocurre si trabajo sin conexión?
La sincronización cloud no implica necesariamente disponer siempre de una copia local de todos los documentos.
En servicios que permiten archivos únicamente online, determinados elementos pueden necesitar conexión a Internet para abrirse por primera vez.
Si sabemos que tendremos que trabajar sin conexión, conviene marcar previamente como disponibles localmente las carpetas necesarias.
Este detalle es importante en portátiles utilizados fuera de la oficina, durante viajes o en ubicaciones con conectividad limitada.
Una buena configuración debe encontrar el equilibrio entre el espacio ocupado en el dispositivo y la cantidad de información que necesitamos tener disponible sin Internet.
Sincronización de archivos en una empresa
Cuando hablamos de unos pocos documentos personales, configurar un servicio de sincronización suele ser relativamente sencillo.
En una empresa entran en juego otros factores.
Hay que decidir quién es propietario de la información, quién puede acceder a ella, qué ocurre cuando un trabajador deja la organización y qué documentos deben ser personales o compartidos.
También hay que controlar permisos, cuentas, dispositivos y políticas de acceso.
Por este motivo, no es recomendable utilizar el almacenamiento personal de cada empleado como sustituto improvisado de una estructura documental empresarial.
La información compartida debería organizarse de forma que siga perteneciendo a la empresa, pueda administrarse centralmente y no dependa de cuentas particulares.
¿Qué solución de sincronización debemos utilizar?
No existe un proveedor adecuado para todos los casos.
Si una empresa trabaja habitualmente con Microsoft 365, OneDrive y SharePoint suelen ofrecer una integración natural con usuarios, permisos y aplicaciones de Office.
En otros entornos, Dropbox, Google Drive u otras plataformas pueden responder mejor a las necesidades existentes.
La decisión no debería basarse únicamente en cuántos gigabytes incluye cada plan. También conviene valorar administración de usuarios, permisos, colaboración, recuperación de versiones, integración con otras aplicaciones, seguridad y facilidad de gestión.
Para una empresa, la plataforma debe formar parte de una estrategia coherente de almacenamiento y colaboración, no convertirse en otro repositorio aislado de información.
Sincronizar en la nube sin perder de vista el backup
La sincronización facilita enormemente el trabajo diario. Permite acceder a documentos desde diferentes dispositivos, mantener archivos actualizados y colaborar sin depender de copias manuales enviadas por correo electrónico.
Pero esa comodidad no debe confundirse con una estrategia completa de protección de datos.
Una empresa puede necesitar simultáneamente sincronización para trabajar y backup para recuperarse de una incidencia.
En ENDEOS diseñamos y gestionamos servicios cloud para empresas, incluyendo almacenamiento, infraestructura y soluciones de copia de seguridad adaptadas a las necesidades de cada organización.
Antes de decidir qué carpetas sincronizar o cómo protegerlas, conviene determinar qué información necesita estar disponible para trabajar y qué información debe poder recuperarse aunque los datos originales se modifiquen, eliminen o resulten dañados.