Ordenadores, portátiles, servidores, móviles, licencias, aplicaciones cloud y otros recursos tecnológicos forman parte del funcionamiento diario de una empresa.
El problema aparece cuando sabemos que esos activos existen, pero no tenemos claro quién utiliza cada equipo, qué software tiene instalado, cuándo vence una licencia o qué sistemas continúan funcionando aunque hayan dejado de recibir soporte.
La gestión de activos IT, también conocida como ITAM (IT Asset Management), permite identificar y gestionar esos recursos durante todo su ciclo de vida.
No se trata únicamente de mantener un inventario. El objetivo es disponer de información suficiente para tomar mejores decisiones sobre mantenimiento, seguridad, compras, licencias y renovación tecnológica.
¿Qué es la gestión de activos IT?
ITAM comprende los procesos utilizados para controlar los activos tecnológicos de una organización desde su adquisición hasta su retirada.
Puede incluir equipos físicos, dispositivos móviles, servidores, software instalado, licencias, suscripciones SaaS y otros servicios tecnológicos.
Un inventario puede decirnos que tenemos 40 ordenadores.
Una gestión de activos adecuada debería permitirnos saber además quién utiliza cada uno, qué antigüedad tiene, qué sistema operativo ejecuta, si sigue soportado y cuándo conviene sustituirlo.
Esa es la diferencia principal entre disponer de una lista y gestionar realmente los activos.
Qué información conviene controlar
Los datos necesarios dependerán del tipo de activo.
En un ordenador puede interesarnos registrar modelo, número de serie, usuario asignado, ubicación, fecha de compra, garantía, sistema operativo y estado.
En una licencia de software podemos controlar el producto, proveedor, usuarios asignados, coste y fecha de renovación.
Para aplicaciones SaaS también puede ser importante saber quién es el responsable interno, qué usuarios mantienen acceso y qué ocurre con la información si cancelamos el servicio.
La información registrada debe tener una utilidad práctica. Acumular datos que nadie revisa solo convierte el inventario en otra base difícil de mantener.
Gestionar el hardware y su obsolescencia
La gestión de un ordenador no empieza cuando se avería.
Comienza cuando decidimos qué equipo necesita un usuario, continúa con su adquisición, configuración, asignación y mantenimiento y termina cuando llega el momento de retirarlo o sustituirlo.
Controlar ese ciclo permite evitar dos extremos: reemplazar equipos que todavía cumplen correctamente su función o mantener dispositivos que generan incidencias, problemas de rendimiento o riesgos de seguridad.
La obsolescencia tampoco significa simplemente que haya aparecido un modelo más nuevo.
Un activo empieza a ser problemático cuando deja de cubrir las necesidades de la empresa, su mantenimiento resulta desproporcionado o el fabricante deja de proporcionar soporte y actualizaciones.
Esto afecta también al software.
Una aplicación puede seguir funcionando, pero depender de una versión antigua de un sistema operativo, servidor o base de datos que ya no recibe soporte.
Por eso la renovación tecnológica debería planificarse según el ciclo de vida real del activo, no únicamente cuando se produce una avería.
El objetivo no es evitar indefinidamente la obsolescencia, sino detectarla con tiempo suficiente para presupuestar y ejecutar las renovaciones de forma ordenada.
Controlar software, licencias y suscripciones
El software también es un activo.
En una empresa pueden coexistir licencias perpetuas, suscripciones mensuales, servicios SaaS, aplicaciones instaladas localmente y software desarrollado a medida.
Sin control es fácil terminar pagando licencias que nadie utiliza o descubrir que existen usuarios trabajando con software sin la licencia correspondiente.
También debemos vigilar las renovaciones.
Una suscripción puede seguir facturándose aunque el empleado que la utilizaba ya no esté en la empresa. En sentido contrario, una renovación crítica puede pasar desapercibida hasta que el servicio deja de estar disponible.
La gestión de software permite relacionar qué tenemos contratado, quién lo utiliza, cuánto cuesta y cuándo debemos revisarlo.
Saber qué tenemos mejora también la seguridad
No podemos proteger correctamente aquello que desconocemos.
Un ordenador antiguo conectado a la red, una aplicación olvidada o una cuenta activa en un servicio que ya no se utiliza pueden convertirse en puntos de riesgo.
Mantener un inventario actualizado permite identificar qué dispositivos y aplicaciones forman parte del entorno, quién es responsable de ellos y en qué estado se encuentran.
Así podemos localizar software obsoleto, detectar activos no autorizados y actuar rápidamente cuando una vulnerabilidad afecta a una versión determinada.
La gestión de activos no sustituye una estrategia de ciberseguridad, pero proporciona una base imprescindible: saber qué sistemas tenemos que proteger.
Facilitar altas, bajas y cambios de empleados
La gestión de activos resulta especialmente útil cuando cambia la plantilla.
Cuando se incorpora una persona necesitamos saber qué equipo se le entrega, qué aplicaciones necesita y qué accesos deben configurarse.
Cuando cambia de puesto puede ser necesario modificar esos recursos.
Y cuando deja la empresa debemos recuperar los dispositivos asignados y revisar licencias, cuentas y permisos.
Si esa información depende únicamente de la memoria de distintas personas, resulta fácil olvidar un portátil, una licencia o una cuenta activa.
Un inventario actualizado convierte ese proceso en una operación controlada.
Planificar compras y renovaciones
Conocer el estado de los activos también permite planificar mejor el presupuesto tecnológico.
Podemos detectar qué equipos están próximos al final de su vida útil, qué garantías están a punto de terminar, qué licencias deben renovarse y qué recursos pueden reutilizarse.
Esto evita compras innecesarias y permite distribuir las renovaciones en el tiempo.
En lugar de descubrir de repente que debemos sustituir gran parte del parque informático, podemos preparar una renovación progresiva según antigüedad, estado, soporte y criticidad.
Relacionar inventario y mantenimiento
La gestión de activos y el mantenimiento informático no son lo mismo, pero están estrechamente relacionados.
El inventario nos indica qué debemos gestionar y el mantenimiento determina qué actuaciones debemos realizar para mantenerlo operativo.
Si sabemos qué equipos existen, qué sistemas utilizan y cuál es su antigüedad, podemos organizar mejor actualizaciones, revisiones y sustituciones.
En nuestro artículo sobre tipos de mantenimiento informático explicamos cómo combinar actuaciones preventivas, correctivas y evolutivas para reducir incidencias y prolongar la vida útil de los sistemas cuando resulte razonable.
¿Excel es suficiente para gestionar activos IT?
Para una empresa pequeña, una hoja de cálculo puede ser un punto de partida perfectamente válido.
Puede servir para registrar equipos, usuarios, números de serie, fechas de compra y otros datos básicos.
El problema aparece cuando aumenta el número de activos o necesitamos mantener esa información actualizada continuamente.
Una hoja de cálculo no detecta automáticamente que un dispositivo ha cambiado de configuración, que se ha instalado nuevo software o que ha aparecido un nuevo equipo en la red.
También puede resultar difícil controlar quién modifica la información y garantizar que el inventario refleja realmente la situación actual.
En ese momento puede tener sentido utilizar herramientas específicas de inventario, administración de dispositivos o ITAM que automaticen parte de la recopilación y seguimiento.
La herramienta debe ser proporcional a la complejidad de la infraestructura. No necesitamos implantar una plataforma compleja si podemos resolver correctamente el problema con un sistema sencillo y mantenible.
Cómo empezar a gestionar los activos tecnológicos
Una empresa que actualmente no dispone de ningún control no necesita empezar comprando una gran plataforma.
Primero conviene identificar los activos relevantes y decidir qué información necesitamos conocer de cada uno.
Después debemos establecer quién mantiene esos datos y cómo se registran altas, cambios y bajas.
A partir de ahí podemos detectar equipos o aplicaciones con riesgos inmediatos, controlar renovaciones y establecer un calendario razonable de mantenimiento y sustitución.
Si el volumen de dispositivos aumenta, será más fácil automatizar la gestión porque ya tendremos definidos los procesos que queremos controlar.
Gestionar activos IT para evitar improvisaciones
La principal ventaja de gestionar hardware y software no es disponer de una lista de ordenadores.
Es poder responder con datos cuando debemos tomar una decisión.
Saber qué equipos tenemos, quién los utiliza, qué aplicaciones dependen de ellos, qué licencias pagamos y cuándo habrá que renovarlos permite anticipar incidencias y planificar mejor la inversión tecnológica.
También evita que sistemas obsoletos, cuentas olvidadas o licencias innecesarias permanezcan indefinidamente dentro de la infraestructura.
La gestión de activos debe formar parte de una administración técnica más amplia que incluya mantenimiento, actualizaciones, seguridad y planificación.
En ENDEOS, nuestro servicio de administración de sistemas para empresas incluye la gestión de inventario y el seguimiento de equipos, licencias y activos tecnológicos para mantener la infraestructura organizada y actualizada.