El fax tradicional ha perdido protagonismo frente al correo electrónico, las plataformas de colaboración y la firma electrónica. Sin embargo, todavía existen empresas, proveedores y determinados procesos que continúan utilizando este canal para intercambiar documentación.
Eso no significa que necesitemos mantener una máquina de fax en la oficina.
Un fax virtual permite enviar y recibir faxes utilizando Internet, normalmente desde el correo electrónico o un panel web, sin depender de una máquina física, papel, tóner o una línea analógica dedicada.
¿Qué es un fax virtual?
Un fax virtual, también llamado fax online o fax por Internet, es un servicio que conecta el entorno digital de una empresa con la red de fax.
Desde el punto de vista del usuario, el funcionamiento puede ser muy parecido al correo electrónico: preparamos un documento digital, indicamos el número de fax del destinatario y el proveedor se encarga de convertir y transmitir la información.
El destinatario no necesita utilizar también un fax virtual. Puede recibir el documento en un fax tradicional si ese es el sistema que utiliza.
En sentido contrario, una empresa puede disponer de un número de fax y recibir los documentos entrantes directamente en una cuenta de correo o plataforma online.
De esta forma se mantiene la compatibilidad con el canal fax sin conservar toda la infraestructura física tradicional.
¿Cómo funciona el fax virtual?
El funcionamiento exacto depende del proveedor, pero normalmente podemos diferenciar entre envío y recepción.
Para enviar un fax desde el correo electrónico, el usuario crea un mensaje y adjunta el documento que quiere transmitir. El destinatario se identifica mediante el número de fax siguiendo el formato establecido por el proveedor.
El servicio recibe ese correo, procesa el documento y lo transmite al número indicado mediante la infraestructura de fax correspondiente.
Una vez finalizado el intento de envío, el usuario puede recibir una confirmación indicando si la transmisión se ha completado correctamente o si se ha producido algún problema.
En otros servicios, la misma operación puede realizarse desde un panel web en lugar del correo electrónico.
¿Cómo se recibe un fax virtual?
Para recibir faxes necesitamos normalmente disponer de un número asociado al servicio.
Cuando otra persona envía un documento a ese número, la plataforma lo recibe y lo convierte a un formato digital que podamos consultar.
Según la solución utilizada, el documento puede aparecer en un panel de gestión o llegar directamente al correo electrónico, habitualmente como archivo adjunto.
Así podemos consultar los faxes desde un ordenador sin necesidad de que exista una máquina encendida esperando documentos en una ubicación física concreta.
En entornos donde varias personas necesitan acceder a la documentación, esto también facilita centralizar la recepción en una cuenta o sistema gestionado por la empresa.
Fax2Mail y Mail2Fax
Dos términos habituales en este tipo de servicios son Fax2Mail y Mail2Fax.
Fax2Mail describe la recepción: alguien envía un fax a nuestro número y nosotros lo recibimos digitalizado en el correo electrónico.
Mail2Fax describe el proceso contrario: enviamos un documento desde el correo y el sistema lo transmite al número de fax del destinatario.
Ambas funciones permiten utilizar el fax desde herramientas digitales sin necesidad de interactuar con una máquina física.
En la práctica, el usuario puede trabajar con documentos PDF u otros formatos compatibles, mientras el proveedor se ocupa de convertirlos y transmitirlos mediante la infraestructura necesaria.
Fax virtual frente a fax tradicional
La principal diferencia no está en el destinatario final, sino en cómo gestiona el servicio nuestra empresa.
Fax tradicional | Fax virtual |
Requiere una máquina física | Se utiliza desde ordenador o entorno online |
Puede requerir línea dedicada | Utiliza un servicio conectado a Internet |
Habitualmente imprime los documentos | Permite trabajar directamente con archivos digitales |
Depende de una ubicación física | Puede gestionarse desde diferentes ubicaciones |
Requiere papel, tóner y mantenimiento del equipo | Reduce la dependencia de consumibles |
Los documentos físicos deben archivarse | Los archivos pueden organizarse digitalmente |
Para una empresa que todavía necesita utilizar fax, la segunda opción permite mantener el canal sin conservar buena parte de las limitaciones de la infraestructura tradicional.
¿Qué ventajas ofrece un fax virtual?
Una de las ventajas más evidentes es la eliminación del equipo físico dedicado.
No necesitamos reservar espacio para una máquina de fax ni gestionar papel, tóner y otros consumibles asociados a ella.
También mejora la movilidad. Si el servicio funciona mediante correo electrónico o panel web, los usuarios autorizados pueden gestionar la documentación sin encontrarse necesariamente junto al dispositivo de fax de la oficina.
Otra ventaja es el archivo digital. En lugar de recibir una hoja de papel que posteriormente debe escanearse o archivarse, el documento ya llega en formato electrónico y puede incorporarse al sistema documental de la empresa.
Esto facilita su clasificación, almacenamiento y distribución interna.
Además, disponer de confirmaciones de envío permite conocer si la transmisión se ha completado o si es necesario volver a intentarla.
¿Necesitamos conservar nuestro número de fax?
Depende del proveedor y de la configuración del servicio.
Cuando una empresa ya utiliza desde hace años un número de fax conocido por clientes o proveedores, cambiarlo puede resultar innecesariamente problemático.
Los servicios profesionales pueden ofrecer portabilidad de numeración, permitiendo trasladar un número existente al nuevo sistema cuando se cumplen las condiciones correspondientes.
También puede contratarse numeración nueva cuando no necesitamos conservar una anterior.
Antes de realizar el cambio conviene comprobar qué números utiliza actualmente la organización, dónde están publicados y quiénes dependen todavía de ellos.
¿Es seguro enviar documentación mediante fax virtual?
El hecho de que un servicio sea virtual no lo convierte automáticamente en seguro o inseguro.
La seguridad depende de cómo esté diseñada y gestionada la solución.
Debemos tener en cuenta quién puede acceder a la cuenta utilizada para enviar y recibir documentos, cómo se protegen las credenciales, dónde se almacenan los archivos y qué mecanismos utiliza el proveedor para gestionar la información.
En un entorno empresarial también conviene evitar que los faxes recibidos terminen dispersos en cuentas personales o sean reenviados sin control.
La digitalización facilita el acceso, pero también obliga a gestionar correctamente usuarios y permisos.
Si los documentos contienen información sensible, la empresa debe valorar además sus requisitos específicos de confidencialidad, conservación y protección de datos.
¿El fax virtual sirve como copia de seguridad?
No deberíamos asumirlo.
Que un servicio conserve temporalmente los documentos enviados o recibidos resulta práctico, pero no significa necesariamente que exista una estrategia de backup adecuada para la empresa.
Si determinados faxes forman parte de documentación que debemos conservar, habrá que incorporarlos al sistema documental o al procedimiento de archivo correspondiente.
El servicio de comunicaciones resuelve el envío y la recepción. La política de conservación y recuperación de documentos debe diseñarse por separado.
¿Cuándo sigue teniendo sentido utilizar fax?
Una empresa no debería implantar fax simplemente porque siempre se haya utilizado.
Si todas las partes implicadas pueden trabajar mediante sistemas más adecuados, no existe ninguna necesidad de mantener este canal por costumbre.
El fax virtual resulta útil principalmente cuando otra organización, proveedor, cliente o procedimiento sigue requiriendo el intercambio mediante número de fax.
En ese escenario podemos conservar la compatibilidad sin mantener una máquina tradicional.
También puede ser una solución práctica para organizaciones que reciben pocos faxes pero necesitan continuar publicando un número existente o atender a interlocutores que siguen utilizando ese medio.
El objetivo no es sustituir el correo electrónico por fax virtual. Es digitalizar un canal heredado cuando todavía necesitamos mantenerlo.
¿Qué necesitamos para utilizar un fax virtual?
Desde el punto de vista del usuario, la infraestructura necesaria es bastante sencilla.
Necesitamos conexión a Internet, un dispositivo desde el que gestionar los documentos y un servicio de fax virtual.
Para recibir faxes necesitaremos además numeración asociada al servicio, ya sea nueva o portada desde una numeración existente cuando sea posible.
No hace falta mantener una máquina de fax física ni una impresora dedicada al proceso.
La configuración concreta dependerá de si queremos trabajar principalmente mediante correo electrónico, panel web o ambos sistemas.
El fax puede seguir existiendo sin una máquina de fax
La digitalización no siempre implica eliminar inmediatamente todos los canales anteriores.
En ocasiones una empresa necesita seguir siendo compatible con tecnologías que determinados clientes, proveedores o procesos continúan utilizando.
El fax virtual permite resolver ese escenario de forma más sencilla: conservamos la posibilidad de enviar y recibir faxes, pero trasladamos su gestión al entorno digital.
Así evitamos depender de una máquina física y podemos incorporar la documentación recibida a los mismos procesos digitales que utilizamos para el resto de archivos de la empresa.
ENDEOS ofrece un servicio de Fax Virtual para empresas con envío y recepción digital, gestión online y posibilidad de trabajar mediante Fax2Mail y Mail2Fax.
De esta forma, una empresa que todavía necesita mantener el canal fax puede hacerlo sin conservar la infraestructura tradicional asociada a él.